Créer mon premier évènement
Créer un évènement pas à pas — visibilité, invités, horaires, notifications et rappels automatiques.
Vue d'ensemble
Un évènement sur la plateforme regroupe : un lieu, des horaires, une visibilité (privé / interne / public) et une liste d'invités (vos contacts). Une fois créé, le système se charge des invitations, des rappels et du suivi des présences.
Étape 1 — Accéder à la création
- Connectez-vous à votre tableau de bord.
- Ouvrez la section Évènements.
- Cliquez sur Nouvel évènement.
Étape 2 — Renseigner les informations
Champs principaux
- Nom de l'évènement (obligatoire) — ex. « Festival Interceltique de Lorient ».
- Date et heure (obligatoire) — début et fin de l'évènement.
- Visibilité (obligatoire) — Privé, Interne ou Public (voir Gestion des évènements).
- Localisation (obligatoire) — autocomplétion sur les adresses françaises (BAN).
- Description — détails du contexte, dress code, accès, etc.
Détails temporels avancés
Sur la page de détail, vous pouvez ensuite préciser :
- Heure d'arrivée et de départ sur place.
- Heure de balance (sound check) et de répétition éventuelle.
- Heure exacte de début et de fin de prestation.
Ces horaires précis sont communiqués aux participants dans leur invitation.
- Nom explicite : un nom clair facilite le retour sur l'évènement plus tard.
- Localisation précise : utilisez l'adresse exacte pour faciliter la géolocalisation côté participant.
- Description détaillée : prévoyez le contexte (dress code, parking, vestiaire…) pour limiter les questions par message.
Étape 3 — Inviter vos contacts
Sur la page de détail, ajoutez les contacts à inviter. Vous pouvez :
- sélectionner les contacts un par un dans la liste ;
- ou inviter en bloc tous les contacts d'un ou plusieurs groupes internes (ex. « Pupitre cornemuses », « Bureau ») — voir Structurer son organisation.
Chaque invité reçoit immédiatement un email avec :
- les informations de l'évènement ;
- un lien personnel pour répondre Présent ou Absent ;
- un fichier
.icsà importer dans son calendrier.
Les contacts peuvent aussi recevoir leur invitation par SMS si vous activez ce canal.
Étape 4 — Suivre et relancer
Depuis la page de détail :
- Le tableau de présences se met à jour en temps réel au fur et à mesure des réponses.
- Les invités sans réponse reçoivent automatiquement une relance tous les 3 jours, jusqu'à J-3.
- Vous pouvez modifier l'évènement à tout moment ; les invités sont notifiés des changements.
Étape 5 — Annuler ou reprogrammer
L'annulation est un soft delete : l'évènement reste accessible dans les archives mais n'apparaît plus dans la liste active. Les invités sont notifiés de l'annulation.
Pour reprogrammer, modifiez simplement la date — les invitations sont automatiquement renvoyées.
Voir aussi
- Gestion des évènements — les 3 visibilités en détail
- Widget agenda à intégrer — afficher vos prochains évènements sur votre site
