Créer mon premier évènement

Guide complet pour créer votre premier évènement en tant que groupe — visibilité, participations, synchronisation calendrier et notifications automatiques.

Guide complet : créer votre premier évènement

Apprenez à créer facilement votre premier évènement sur la plateforme. Grâce à une interface moderne et intuitive, vous pouvez organiser parfaitement votre évènement en une seule page : répétitions, concerts, festivals et bien plus encore.

Le formulaire unifié vous permet de gérer tous les aspects de votre évènement en temps réel : informations générales, participation des groupes avec gestion avancée des statuts, et communications automatisées.

Étape 1 — Accéder à la création d'évènement

1. Connectez-vous à votre compte d'organisation.
2. Accédez à la section Gestion des évènements.
3. Cliquez sur le bouton Nouvel évènement dans votre tableau de bord.

Étape 2 — Remplir les informations

Visibilité de l'évènement (obligatoire)

• Privé — groupe disponible, évènement caché du public.
• Interne — groupe indisponible, évènement caché du public.
• Public (par défaut) — groupe indisponible, évènement visible publiquement.

Autres champs

• Nom de l'évènement (obligatoire) — ex. « Festival Interceltique de Lorient ».
• Dates de début et de fin (obligatoire) — définissez la période de votre évènement.
• Localisation (obligatoire) — recherche automatique avec suggestions en temps réel.
• Description (optionnel) — détails du contexte, dress code, etc.

Étape 3 — Gérer les participations des groupes

1. Cliquez sur Ajouter une participation — un menu déroulant affiche tous vos groupes disponibles.
2. Sélectionnez un groupe — une carte de participation s'ajoute automatiquement au formulaire.
3. Configurez le statut de participation : En attente (par défaut) ou Accepté.
4. Définissez les horaires — heures de début et de fin spécifiques à chaque groupe.
5. Ajoutez des détails — informations spécifiques pour cette participation.

Fonctionnalités automatiques

• Notifications automatiques : chaque membre du groupe reçoit une invitation par email.
• Ajout au calendrier : l'évènement est automatiquement ajouté aux calendriers personnels.
• Géolocalisation : lien direct vers l'adresse dans l'invitation.
• Gestion des réponses : suivi automatique des confirmations de présence.

Étape 4 — Finaliser et gérer l'évènement

1. Cliquez sur Créer l'évènement en bas du formulaire.
2. Validation intelligente : le système vous demande confirmation si aucune participation n'est définie.
3. Redirection automatique vers la page de détails de l'évènement.
4. Notifications envoyées automatiquement aux participants.

Outils de gestion disponibles

• Page de détails : vue complète de l'évènement avec toutes les participations.
• Modification en temps réel : changez les informations à tout moment.
• Suivi des réponses : tableau de bord des confirmations de présence.
• Notifications automatiques : alertes pour les changements de statut.

Exemples d'évènements à créer

Privés

Répétitions hebdomadaires, formations internes, stages techniques, réunions d'organisation.

Internes

Assemblées générales, concours internes, évènements familiaux, voyages de groupe.

Publics

Concerts publics, festivals, défilés, prestations payantes.

Conseils et bonnes pratiques

• Anticipez : créez vos évènements dès que possible pour faciliter la planification des membres.
• Soyez précis : une localisation exacte et une description claire évitent les questions récurrentes.
• Relancez : utilisez les relances automatiques pour obtenir des réponses des membres indécis.
• Suivez les statuts : le tableau de bord vous permet de voir rapidement qui participe ou non.