Structurer son organisation
Premiers pas pour un groupe — comprendre la hiérarchie Organisation / Groupes / Contacts, créer votre entité et vos premières formations.
Bienvenue sur Je Cherche un Groupe
Ce guide vous accompagne dans vos premiers pas sur la plateforme en tant que groupe. Vous allez apprendre à structurer votre présence en ligne, depuis la création de votre organisation jusqu'à la gestion de vos contacts.
Notre système hiérarchique vous permet de gérer efficacement plusieurs formations sous une même entité organisationnelle, avec des rôles et permissions personnalisés.
Comprendre la hiérarchie
Organisation
Le niveau le plus élevé. Représente votre association, école ou entité principale.
Exemples : « Association Bleimor », « Kerlenn Pondi ».
Groupes
Les formations musicales spécifiques au sein de votre organisation.
Exemples : bagad, bagadig, cercle celtique.
Contacts
Les membres individuels appartenant à un ou plusieurs groupes.
Exemples : musiciens, danseurs, personnel d'encadrement.
Avantages de cette structure
- Gestion centralisée de plusieurs groupes
- Partage de contacts entre groupes
- Gestion des rôles et permissions
- Planification d'évènements coordonnée
Exemple concret
Organisation : « Association Bleimor »
Groupes : Bagad, Bagadig, Cercle celtique
Contacts : musiciens partagés entre Bagad et Bagadig.
Étape 1 — Créer votre organisation
Informations à renseigner
- Nom de l'organisation — le nom officiel de votre association ou entité. Ex. : « Association Bagad Bleimor ».
- Avatar / logo — logo de votre organisation (JPG, PNG ou GIF). Format carré recommandé, minimum 200 × 200 px.
Une organisation représente le plus haut niveau hiérarchique. Dans le cas d'un bagad, le nom de l'organisation serait celui de l'association, avec ensuite des groupes distincts (Bagad, Bagadig, etc.).
Après la création
- Accès à votre tableau de bord d'administration
- Possibilité de créer vos premiers groupes
- Gestion des utilisateurs et permissions
- Configuration des paramètres de sécurité
Étape 2 — Créer votre premier groupe
Distinction importante : nom interne vs nom public
- Nom interne : usage interne à votre organisation. Ex. : « Bagad ». Simple, pour l'organisation interne.
- Nom public : visible sur votre page publique. Ex. : « Bagad Bleimor ». Complet, pour les organisateurs.
Autres champs
- Style musical : Bagad, Cercle, Couple, Fest-Noz, Pipe Band.
- Localisation : ville principale d'activité du groupe.
- Description : présentation détaillée du groupe pour les organisateurs.
Types de groupes courants
- Bagad — groupe de musique traditionnelle bretonne.
- Cercle — groupe de danse traditionnelle bretonne.
- Couple — duo de sonneurs (biniou et bombarde).
Étape 3 — Ajouter vos contacts
Informations à renseigner
- Informations personnelles : nom, prénom, email, téléphone.
- Affectation aux groupes : un contact peut appartenir à plusieurs groupes.
- Tags : étiquettes personnalisées (ex. « Cornemuse », « Danse », « Encadrement ») qui permettent de trier et filtrer rapidement vos contacts lors de la gestion des évènements.
- Import en masse : importez vos contacts depuis un fichier CSV.
Commencez par ajouter quelques contacts clés (responsables, musiciens principaux) avant d'importer l'ensemble de votre carnet d'adresses.
Méthodes d'ajout
- Ajout manuel — contact par contact via le formulaire. Idéal pour débuter ou ajouter ponctuellement.
- Import CSV — pour transférer rapidement votre carnet d'adresses existant.
Pour aller plus loin
Une fois votre organisation structurée, vous êtes prêt à créer votre premier évènement. Consultez le guide Créer mon premier évènement pour apprendre à gérer participations, horaires et notifications.
