Structurer son organisation
Comprendre les notions d'organisation, de contacts, de groupes internes et de tags pour bien structurer votre carnet d'adresses.
Bienvenue sur Je Cherche un Groupe
Ce guide vous accompagne dans vos premiers pas en tant que groupe musical. Vous allez apprendre à structurer votre présence en ligne, depuis la création de votre organisation jusqu'à l'organisation de votre carnet d'adresses.
Les concepts à connaître
L'organisation
C'est votre groupe musical public : le profil que les organisateurs voient dans la recherche, votre fiche /groups/<slug>/, l'entité qui reçoit les demandes de devis, signe les contrats et perçoit les paiements.
Exemples : « Bagad Bleimor », « Cercle Kerlenn Pondi », « Couple de sonneurs Le Floch / Riou ».
Une organisation possède un ou plusieurs styles musicaux (Bagad, Cercle, Couple, Fest Noz, Pipe Band, Chant — combinables), une ville, un IBAN, ses médias, ses fiches techniques, etc.
Si votre association abrite plusieurs formations (un bagad et un cercle, par exemple), deux options :
- Un seul profil avec les deux styles cochés — pratique si les deux ensembles partagent agenda, équipe et compte bancaire ;
- Deux organisations distinctes — recommandé si les ensembles ont des programmations, des équipes ou des comptes bancaires séparés. Chacune a alors sa propre fiche publique et son propre onboarding.
Les contacts
Les personnes qui composent votre organisation : musiciens, danseurs, encadrement, bureau. Chaque contact a ses coordonnées (prénom, nom, email, téléphone) et peut recevoir invitations à des évènements, demandes de cotisation, etc.
Les groupes (internes)
Les groupes sont des sous-listes de contacts pour la gestion interne — uniquement visibles côté admin. Ils permettent de cibler rapidement un sous-ensemble de votre carnet d'adresses lors d'une notification, d'une invitation à un évènement ou d'une campagne de cotisation.
Exemples typiques :
- « Pupitre cornemuses »
- « Pupitre bombardes »
- « Percussions »
- « Bureau »
- « Membres actifs »
- « Élèves »
Un contact peut appartenir à plusieurs groupes (un cornemusiste qui est aussi au bureau, par exemple).
Le mot « groupe » peut prêter à confusion. Sur la plateforme :
- « groupe » au sens recherche/profil = une organisation (un bagad, un cercle…) ;
- « groupe » dans votre carnet d'adresses = une sous-liste de contacts privée pour la gestion.
Les tags
Les tags sont des étiquettes transverses appliquées à un ou plusieurs contacts, indépendamment des groupes. Ils servent à filtrer rapidement la liste des contacts.
Exemples : « Cotisant », « Junior », « Senior », « Élève », « Encadrement ».
Un contact peut avoir plusieurs tags. La différence avec les groupes : les groupes servent surtout à cibler des envois groupés (notifications, invitations), les tags surtout à filtrer/trier vos contacts.
Étape 1 — Créer votre organisation
À la création, vous renseignez :
- Nom officiel — le nom du groupe musical, tel qu'il apparaîtra publiquement. Ex. : « Bagad Bleimor ».
- Avatar / logo — JPG, PNG ou GIF. Format carré recommandé, minimum 200 × 200 px.
- Style(s) musical(aux) — un ou plusieurs parmi : Bagad, Cercle, Couple, Fest Noz, Pipe Band, Chant.
- Ville — utilisée pour la recherche par distance et le calcul des frais de déplacement.
- Description — présentation détaillée du groupe pour les organisateurs.
Après la création, vous accédez à votre tableau de bord et pouvez configurer le reste (IBAN, médias, fiches techniques, etc.) via l'onboarding.
Étape 2 — Ajouter vos contacts
Coordonnées d'un contact
- Prénom, nom, email, téléphone.
- Tags (ex. « Cotisant », « Junior »).
- Affectation à un ou plusieurs groupes internes (ex. « Pupitre cornemuses »).
Méthodes d'ajout
- Ajout manuel — un par un via le formulaire. Idéal pour démarrer ou ajouter ponctuellement.
- Import CSV — pour transférer rapidement votre carnet d'adresses existant. La plateforme reconnaît les colonnes courantes (prénom, nom, email, téléphone).
Commencez par importer vos contacts, puis créez vos groupes internes ensuite. Vous pourrez affecter les contacts à leurs groupes en quelques clics.
Étape 3 — Créer vos groupes internes
Une fois vos contacts en place, créez des groupes internes pour faciliter la gestion :
- Ouvrez Espace organisation → Contacts → Groupes.
- Cliquez sur Nouveau groupe, donnez-lui un nom court (ex. « Pupitre cornemuses »).
- Affectez-y les contacts concernés.
Vous pouvez ensuite, lors de la création d'un évènement ou d'une campagne de cotisation, inviter en un clic tout un groupe plutôt que de cocher chaque contact individuellement.
Pour aller plus loin
- Suivre l'onboarding — configurer prestations et compte bancaire
- Créer mon premier évènement — utiliser vos contacts pour inviter
- Membres et rôles — donner accès à la plateforme à d'autres utilisateurs (à ne pas confondre avec les contacts)
